制造的錯誤會導致產品缺陷并增加成本，但醫療保健中不容錯誤。醫療錯誤每年在全球造成成千上萬的死亡，并造成數十億美元的損失，并且所涉及的問題和過程非常復雜，足以威懾任何領域的質量改進專業人員。

該行業在采用傳統的改進方法方面進展緩慢，其中許多都提到了醫療保健的復雜性。但是，即使在挽救生命的業務中，質量的提高也取決于過程管理——一家醫院的經驗表明，要重新設計醫療保健，只能從小做起。

這就是印度一家醫院的精益六西格碼（LSS）項目團隊所得出的。該團隊檢查了其住院健康信息部門（IP-HID）的流程，確定了可以減少患者健康記錄周轉時間（TAT）的因素。該團隊使用Minitab統計軟件實施了新的HID程序，以解決人工成本增加和生產率降低的問題，從而使小型工廠朝著世界一流的質量發展。

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挑戰

醫院的HID由兩名工作人員和一名服務人員組成，分為住院和門診服務。一名員工和服務員負責門診服務，包括掛號，重訪和入院，由一名員工負責所有住院服務。

一個項目團隊使用精益六西格瑪方法和Minitab統計軟件評估了患者的健康記錄過程，確定了延誤的原因，并將周轉時間減少了18分鐘。

該人的職責包括準備患者的健康記錄，出生和死亡報告以及法律報告；檢索健康記錄；回答病人的問題；更新每日人口普查；并參加法醫案件。

將運行狀況記錄過程的TAT規范限制設置為每10筆記錄每批40分鐘。但是，只有一個人執行所有IP-HID任務，TAT達到了55分鐘，這一延誤推遲了部門中其他職責的完成，并促使管理層任命了另一名HID員工。

該小組的初步工作表明，準備健康記錄會導致患者手術過程中最長的時間延遲-使用LSS方法很容易解決這一問題。為了降低人工成本并提高生產率，該小組著手減少準備記錄的周轉時間。

Minitab如何提供幫助

該團隊將五階段DMAIC（定義，測量，分析，改進和控制）方法應用于他們的項目，他們首先定義了項目目標（TAT少于40分鐘），并確定了健康中的相關元素記錄準備過程，包括接收，檢查，分類和安排患者信息。

在項目的“評估”階段，該團隊使用由Minitab創建的控制圖收集和評估數據，以驗證IP-HID流程是否穩定并且沒有特殊原因的變化。

上面的控制圖按時間順序繪制了IP-HID過程數據。這些點在控制范圍內，表明該過程處于受控狀態，并且僅表現出常見原因。

在確認該過程在統計學上處于受控狀態之后，該團隊使用安德森-達林（Anderson-Darling）測試對數據的正態性進行了測試，并將結果顯示在概率圖中。

此概率圖確定樣本數據是否為正態分布。由于這些點接近直線，因此該圖表明這些數據遵循正態分布，這是進行能力分析的關鍵假設。

圖中的數據點大致沿著一條直線，這表明正態分布適合樣本數據。由于數據來自穩定的過程并符合正態分布，因此該團隊著手在Minitab中進行功能分析，這表明健康記錄的準備過程有改進的空間，但能夠在指定的期限內實現TAT 。

該項目的“分析”階段對潛在原因進行了更清晰的描述，因為該團隊使用數據分析來確定延遲準備健康記錄的根本原因。確定了缺乏培訓，表格大小不一，患者詳細信息在表格內的不同位置的情況，研究小組進行了實驗，以使用2個樣本的t檢驗來確定每種病因對TAT的影響。

使用GEMBA方法驗證了其他根本原因，該方法依賴于指定時間段內記錄的觀察結果。這些原因包括文具不可用，缺少材料處理設備，其他部門提供的信息不完整，患者記錄中未發現的錯誤以及工作區域的人體工程學設計不當。

在改進階段，該團隊通過實施更改來解決在分析中發現的問題，包括對健康記錄表格的大小和格式進行標準化，使用看板卡系統來指示過程中的步驟，創建IP-HID和HID的清單工作人員準備發送的病歷，并堅持“ 5S”工作場所人體工程學設計。該團隊還進行了為期三天的員工培訓計劃，以介紹更改并解釋其對TAT的預期影響。

結果

在成功實施更改之后，該團隊收集并分析了有關新IP-HID健康記錄流程的數據，這顯示出重大改進。

能力分析顯示IP-HID流程有了顯著改善，平均TAT減少到了34分鐘。

團隊超出了目標，因為改進后的平均TAT為34分鐘。這項成就介紹了他們的DMAIC項目的最后階段，即控制階段。團隊采取了適當措施，以確保醫院能夠持續改善。員工和團隊成員每個月都要完成一次5S審核表，并使用每個健康記錄的檢查表。他們還每天記錄TAT，并將數據繪制在控制圖上，以監控過程中特殊原因的變化。該團隊還為參與其他改進項目的員工提供了LSS培訓。

通過在HID中加入質量改進技術，該團隊證明了這些傳統的改進方法在醫療保健環境中可以很好地發揮作用。這個小項目的成功創造了減少浪費和應對影響其他醫院流程的更大挑戰的機會。通過向工作人員表明他們擁有實現卓越運營所需的工具，也給組織帶來了文化上的變革。

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